猛省を踏まえ2023年向けの手帳レフィル弾込めを始めよう・・・
2022年9月が終わり、ビジネス的にも半期が終わろうとしている
転職して2年目で手帳利用の環境に変化はあったか？
スケジュールレフィルは目的が変化
多いに変化がありました。特にスケジュールやカレンダーの利用は去年から感じていたことですが大激変でした。
外注常駐中心の中小企業ではたとえ内部のシステムを持つ親会社がいても結局は案件遂行しているメンバは現場や発注元のルールや仕組みを利用するため社内と現場が社内の仕組みと隔絶されやすくなります。
現場のスケジュールと社内へのスケジュールや勤怠の反映のためカレンダーやスケジュールレフィルは多様していたぐらいなんですが、転職してここが一変しました。
ほぼ社内の仕組みで共有まで統一され特にスケジュールに関してOffice365 Outlookで集約され社給携帯やテレワーク端末で社外でも共通した情報が確認が可能なので手帳からスケジュールを確認することが無くなりました。
反面、毎月の勤怠に関しては前職、前々職のようスプレッドシートでざっくり時間だけ報告というスタイルから社内の仕事であっても業務コードが振られてどの仕事にどれだけの時間を割いたか細かく報告する厳密なスタイルになりました。
以前のレフィルの入れ替えの記事でも書きましたが、転職前も以前は「日付無見開き１ヶ月（ブロック式）」と「日付無見開き1週間（縦式）」を併用しないとやってられなかったのがテレワークとリモート会議が主体になって「週間ダイアリー（レフト式）」と「ガントチャートダイアリー」に入れ替えました。
で、転職後でどのような変化があったかと言うとスケジュールを策定する、または複数の仕事の月の行動マッピングを見える化する目的で「ガントチャートダイアリー」は利用し続けていますが、ダイアリーに関しては「ブロック式」に移行しました。
予定と場合によってその内容のメモを取ると言う目的から、一日の行動履歴をつけると言う目的に変わった感じです。
役割が多目的になったことで欲しくなった機能
開発案件の遂行という目的だけなら自分用メモ、打ち合わせ用メモという感じで目的別にレフィルを最適化してあくまでも個人ノートとして使ってました。またアイデア系のレフィルとかは個人学習用のプライベートの手帳に入れてましたが仕事で使う手帳では今までは必要性がなかったんですが、現在は仕事自体が大きくこの三つになり仕事でもアイデアノートが必要になってきました。
- 遂行案件（今まで通りの開発案件の対応）
- 施策案件（社内での新規技術開発・研究・開拓の対応）
- 各種フォロー（前もやってたけど、正規の対応としてお仕事として時間もお金も貰えるようになった）
1は当たり前として、2と3の変化はやはり大きいです。
前職や前々職でもやっていたけど、 2は都合がいい時は成果を持っていくけど普段は個人が勝手にやってる行動でしかなかったです。
3に関しては対応して当たり前な上に本来の自分の対応案件に迷惑をかけないようにやるなら行後、土日が当たり前で、しかもフォローと言っても手伝いというより直接作業や作成して成果物を置いてくるという尻拭いスタイルなのですぐに忘れることが精神衛生上重要でメモリー残しても得るものないという感じでした。
何が当たり前で普通かを論じるつもりはありませんげ、1月の稼働に遂行案件と同じように時間とコードが割り与えられてバランスがとられるになったのは大きな変化です。そのため、2で今まではプライベート用の手帳にしか入れていなかったアイデア取りまとめ用のレフィルなどが欲しくなったのと3の対応として自分ではなくフォローの相手や指示を出す相手に簡単にイメージを見せて、手渡せる目的の機能が欲しくなったという感じです。
今回は以下のように見直してみた
今回の見直しは転職して本格的に仕事に貢献するようになり変化してきたスタイルに合わせて次のように見直していこうかなと思います。
- スケジュールは行動履歴実績記録に特化
- 役割の多様性に合わせてたレフィルの導入
- フォロー用やリモート会議、テレワーク用に省スペースメモも試してみよう
スケジュールレフィルの見直しに、待望していたタイムサークルレフィルを導入
予定の確認から1日の実績管理の方に比重が上がり、日記形式のブロック式を利用していましたが、ASHFORDからこの「時計式予定表」が発売されたのでこちらを採用しました。自分としては心待ちにしていたレフィルです。X47で週間ダイアリーのレフィルとして発売されていたもので名前の通り時計をデザインしたスケジューラです。X47はメモやアイデアノートとして使っていたのでシステム手帳のレフィルで欲しかったのですがやっと発売されてくれました。
この「時計式予定表」は見開きでAM・PMと使うことを前提としているのですが、時計が結構大きくプリントされていると仕事用だとAMは始業から昼までしかないのでなんかもったいなぁと。
なので前にタイムサークルを利用している先達が教えてくれた、半分に仕切って内側をAM、外側をPMで使うという方法を試してみようかと思います。
実は手書きで少し頑張ったのですが、かなり汚い感じよろしくなかったのでかなーり昔に買ったコンパスなどを棚から引っ張りだしました。
ただ、ビジネスタイムでのAM/PMなら見開き利用はやっぱりもったいないので、ちょっと手間ですが自分的にはこれが正解な感じです。
役割レフィルの見直し
構成プラン
施策対応のアイデアや意見や機能整理をするのにプライベートで利用している「Rollbahn FLEXIBLE」で使っている４分割というレフィルがあります。
一枚を十字線で区切って４分割して、要素をマッピングして重要度や弱点を探るいわゆる４分割ノート用のレフィルです。
これが結構考えをまとめるに便利です。方眼ノートを使えば良いのですが構成プランというレフィルが発売されていたのでこちらを利用してみようと思います。
見開き円形のデザインで４分割だけでなく自由に構成分けできるので便利かなと思った次第です。サイズとしては折込み式の変形バイブルサイズです。
広げるとこんな感じです。それと利用的にすぐに取り外したりできるよう「Rollbahn FLEXIBLE」と同じように穴に切込みが入っているタイプです。
Don`t Forgetレフィルを縦から横型に変更
Don't Forgetレフィルは変わらず活躍中なんですがバイブルの縦型だと最近の仕事のスタイルだと説明の記載をするときに足りないなぁと思い始めていました。なので横型に換装です。記載する数は元々そこまで大量ではないので横にワイドになってちょうど週間用にちょうどいい数に収まってくれそうです。ぶっちゃけ、１週間でこの行以上のDon't Forgetを書くのは個人的に勘弁です。
フォロー用の渡せるメモと省スペースメモ
こっちらに関してはメインで利用しているHBxWA5のタナローンはこれ以上詰めたくないので、お手隙な状態になっているライフオーガナイザを利用することにしました。個人的なDon't Forgetとパスワード管理では持ち歩いているので利用頻度的にこっちに寄せたら丁度いいかなと思いました。
ちょうど嫁さんがハロウィンも近く知り合いに送るカードを調達したいのもあり丸善に行く機会があったので前から興味のあったリーガルパッドとプロッターのミニパッドを試すことにしました。
リーガルパッドはミシン目つきで取り外しが聞くので急なフォロー時の指示やイメージをメモったものを渡すのに良いかなと。
プロッターのミニパッドはこちらもメモが取り外しが効くのと、リングから外してスペースが狭い場所でのメモに使ってみたいなぁと。
単語帳サイズのメモでシステム手帳にも入れて持ち歩けるのが魅力的です。
ミニパッド二つとリーガルパッドでいい感じで収まります。
今年は何やら、イニシエーション的な内部の資格的な何かに通ってしまったようで来年はまた何か役割が増えそうです。
また都度見直していきたいと思います。
